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企业管理——中国管理

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时间就是金钱——高层会议管理  

2010-11-29 11:01:01|  分类: 管理最前沿 |  标签: |举报 |字号 订阅

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时间就是金钱——高层会议管理

作者:张萍

彼得?德鲁克被誉为现代管理学之父,他在《卓有成效的管理者》一书中曾经说过:时间永远是管理者最宝贵和最稀缺的资源。除了彼得?德鲁克,还有无数管理大师都在研究时间管理,时间具有的特性在于时间的稀缺性和不可替代性,而所有管理者一生的挑战和研究的重点,都是在时间总量相对固定的前提下,如何能管的更宽。管的更宽就意味着管的更少,管的更少还能管的住,这就是时间管理研究的起点。

如图1所示,AMT咨询提出的高层会议管理,就是在时间管理的基础上,沿着企业运行轨迹,而逐步认识到会议是高层时间支出的核心部分,是高层掌控企业、传达战略思想的一个基本方式。高层会议管理的核心即:企业控制链条上的人的时间中,很多支出在掌控企业、通过会议传达战略思路,持续推动战略最集中的一种方式--会议的管理。

1AMT企业战略执行保障体系模型

 

 

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时间总量与时机的管理

我们经常看到一些发展得非常快的企业,高层一天16个小时都在工作,感觉时间用的非常饱满,处理的事情非常多,但时间仍然过得非常快,企业仍存在大量他们认为只要自己有时间就能解决的问题。即使是一些大企业的高层,也是如此。前些时候,柳传志参加一个会议时谈到联想当初化多元化战略失败的教训与经验时说:在推动新的业务开展的时候,我们实际上还是有足够资金支持,业务骨干的力量基本还是够,缺的是什么呢?现在看明白了,当时主要缺的是领导人--第一把手精力的资源。

事实上,飞快发展的企业高层的困惑与柳传志所讲,都指的是随着企业的不断发展,企业内出现的问题数量与难数都在增加,对企业高层的挑战正来源与此,在时间总量相对固定的前提下,如何管的少些,还能管得住。

管得住,是对企业高层的挑战。不管多大的生意,在企业控制的链条上是相似的。从董事长、CEOCFOCIO,打个比方这些高管加起来的年薪是5000万,那么企业实际上用5000万来控制营销、研发等上亿的支出,每个领域下又通过工资的激励体系把各个业务体系控制起来。这就是企业高层的杠杆效应:用一个杠杆来控制更大的资源。

在这个领域里,有一个普遍的特征:时间是固定的,一天就是24个小时。时间管理总量不可增加,不会因为企业规模从10个亿增长到100个亿而改变,也不会因为我们给这个高层100万还是200万而改变。

这是高层会议管理的一个重点,也就是在时间总量相对固定的条件内如何有效工作。即有限的时间里,管哪些才能管得住;当企业发展起来,少管哪些还能管得住。

时间管理的另一个重点在于对时机的管理。在企业的实际应用中,时间区别于其他资本,比如与企业中的固定资产、原辅材料相比,后者只要买来东西,可用也可不用,可以存着。但花在一个人工上的成本,当我们把这个人招聘来的时候,就开始支付工资了。也就是说,对高层时间的管理,就是对成本的管理。前者通过数量来控制成本,后者通过工作的有效性来控制成本。

同时,时间管理区别与其他资源管理,有着另一个显著的特征,即时机的把握。这是我们中国人常常讲讲的合适的时间做合适的事情合适的时间合适的事情的匹配,即是时机。时机这个概念,我们进一步解释可以理解为:资源是一样的,但时机的把握决定了做这件事情能否成功。

高层以会议为解决问题的常态,在快速发展的企业中,更可以看到,高层常常临时召开会议,以求问题的快速解决与推进,就是对时机的把握。时机分为二种:一种是重复的时机,一种是不重复的时机。我们以两个实际案例来进一步阐述时机管理在企业管理中的重要意义。

重复时机

每年学生即将毕业的时候,公司可以去招生,这是招聘的时机;每年的十一长假,商场可以做促销。每年都有这样的机会,这就是我们讲的重复的时机。把握这个时机的根源在于,利用这个时间点可以用少的成本做这件事情,错过了就需要付出更高的成本。在高层会议管理体系中我们用会议的节拍来安排这些会议议题,以稳定这类时机。重复性的时机管理对企业来说是核心的经营内容。

不重复时机

而不重复的时机是什么呢?好比司机开车走在路上,不出事故是因为他在不断监控周围的环境。对企业来说,也一定要把监控环境的时间拿出来,尤其是一些关键的环境变化。比如政府高层和竞争对手的情况、KA的管理等,每隔一段时间再去关注一下,保证我们一直睁着眼睛,能够关注到关键点的变化。在高层会议管理体系中,这也是会议节拍与会议议题设计的核心。

 

基于会议的战略执行推动体系

刚刚我们讲到,高层会议管理的一个重点在于时间总量固定的情况下如何有效工作及对时机点的把握,另一个影响高层时间和企业时间分布的重点是企业业务模式。

先来举个例子。我们都知道,企业高层工作的方式是以发现问题、解决问题为常态。沿着战略路径,不断地推进企业行进的方向、速度。那么,高层是如何认识到一个问题被解决了的呢?

比如你现在想解决一个比较棘手的问题,如果工作还没有做,那么在企业中,拆分工作的步骤通常是这样的:

·         内部立项,确定关键点:包括责任人,实施时间等。

·         立项后,在任务执行层面有一个维度是里程碑、计划与进展。问题的解决落成一个任务后,老总的心里仍是担心的,对这个任务的完成情况与结果总要花时间去操心。解决这个担心的方法是需要下属定期汇报,以结果为导向将汇报时间、汇报哪些内容等确定下来。

·         里程碑和计划确定下来,马上就会面临另一个维度的落实,即每个子任务的责任人,这些责任人是哪个部门的。在企业内部,是一个划分边界的问题。

·         如果这个问题企业内部不能完全解决,需要与外部机构一起共同完成。高层关心的还包括解决问题需要多少成本或需要付出多大的代价。

在这个例子中还包含着几层的含义,是AMT战略执行保障体系中提及到的另几个词语:集团管控;战略实施路径;经营分析体系;会议体系。

实际上高层会议管理即是将经营分析指标以会议体系的方式体现出来,每次通过汇报来定期监控。其实对一个问题的拆分并不是难事,而是说当企业的盘子大到一定规模时,问题的出现、解决问题的时间长度与所需资源、问题与问题间的关联都有着足够的复杂度。

所以,在AMT的高层会议体系里,有几个核心的内容:基于高层有限时间内对企业的控制来说,设计了经营分析体系;对企业重点的安排,放在了会议体系的时间分布中;对于时机的管理,以在什么时间开什么会来控制。

总结下来,高层会议体系设计有几个核心要点:高层基于战略的时间分布;对于时机的管理;基于时间对业务模式的调整。

 

高层会议管理,由知到行

从表面上看,会议体系的构成大概是:

·         一年有多少会议?会议的时间、议题的安排与分布?

·         每一次会议,要决策什么?达到什么目标?

·         需要谁来做决策?哪些人参加?

·         需要什么信息支持?相关部门做好准备

但实际上看,会议体系是企业管控的核心。上面的内容简要介绍了会议体系对高层时间管理、企业管控的重要意义。下面我们简要梳理一下会议体系设计的重点。

首先,在企业中会议发起有哪些特点,也就是说企业基于什么原因而决定发起一次会议,为什么要高层和业务核心来参与。如图2所示,有以下几点:

·         集团管理层使用例会制度;

·         运营层面强调以产品季为核心的业务模式特点;

·         多业务协调而发起的会议;

·         重大事件动员与讨论。


2 不同类型的管理会议

 

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事实上,当我们将各种考虑到的因素梳理后,可以清晰的看到会议体系在不同企业中的区别,主要在于其决策规律的不同。然而这些差别,反映在企业内部却是稳定的,即单个企业在决策规律上是有序的。
在设计会议体系中,我们需要特别关注的节点包括:

·         多个业务之间的协调,同样的月度会议,每次的议题重点是变动的;

·         考虑议题之间的相互关系,对会议议题的优化;

·         人员时间的协调和冲突,比如高层时间有优先权;

·         尽量把多个议题安排成一个会议;

·         每年根据企业业务需要的时机(如服装企业需要关注气候和节假日等)对会议进行调整;

·         考虑会议地点的合理安排;

·         项目里程碑。

每一个考虑因素背后都是对企业运营的深入理解,都需要认真的纵深思考。如行政体系在安排会议时,常常事先告知参会人员会议的议题。那就以行政通知开会的议题为例,来看下会议议题的设计与优化。
议题的确定,通常是由会议发起人来确定的。会议议题确定的影响因素有企业的管控模式、年度战略计划等,在议题设计中有二个核心:一是议题的紧迫性和重要性是确定会议优先级的核心标准,而不仅从参与人、决策人角度;另一个是议题的次序,需要考虑决策议题之间的先后关系、关联逻辑。

以预算类会议议题的安排来看,从预算纲要的安排到年度预算的汇总的时间来看,通常是清晰的。在政府单位,次年预算的安排在上年10月份确定;在企业里,这个时间可能会错后一些,如在当年的1月份完成。无论10月还是1月,我们可以非常明显的感受到,这个时间点的把握是固定的,即必须在这个时间段内完成预算设计的讨论与安排。在议题安排时,我们需要按企业年度经营计划来安排预算类会议。

在这一类会议中,我们又看到,不同的部门参与到了预算设计的不同环节。从高层决策来看,参与的会议在整个预算类会议中是一前一后。但为了支持高层的决策,不同部门提报了不同的数据,这些数据与议题间有着非常明显的上下游的逻辑关联。在安排议题时,我们需要考虑到议题间的关联关系。

对整个企业来说,会议议题的设计还要更为复杂一些。比如战略类会议对经营类会议的影响,业务运营会议的稳定安排,外部环境对企业决策的影响……统筹考虑后,整个企业全年的会议就像一张地图一样,就可以按稳定的节拍有前有后的开展。

本文中对其他关键点的把握就不一一展开了。从AMT高层会议管理的探索来看,至少还包括:会议人员的考虑、会议知识管理的安排、行政体系的设计与推动、IT工具的运用……高层会议管理是一个耐人推敲的课题,在企业中的深入推广也是一个持续深化的过程。

 

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