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PPT演示时常见的6个错误  

2011-11-01 10:34:42|  分类: 商学院 |  标签: |举报 |字号 订阅

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PPT演示时常见的6个错误

文:马建强

“欠债”的日子不好过,很不容易做到每周至少发一篇博客,欠下来就像山一般压在心头,越拖越难过。所以,要么赶紧补上,要么就是真的完蛋,放弃了你就不再是那个正向的你,就还会有下一个投降在向你招手。

  好在“译言”救了我(以前也转过多篇译言文章),在快要忍不住关上电脑的最后一刻,发现一篇“PPT演示时常见的6个错误”,这些错误正好在今晚整理的一篇材料里全部都看到了,摘取部分内容如下:

PPT演示时常见的6个错误 - 凤归来 - 建筑工程!为中国企业喝彩!
【情景再现1】某物流公司季度总结大会,30多个分公司总监做汇报,规定20分钟的汇报,却总有些人讲到40分钟还结束不了,罗里啰嗦没有重点。总公司老板总是为此纠结不已,这些区域经理在业务上是好手,可为什么一个总结汇报就做不好呢?

  【情景再现2】张经理是公司的售前客户经理,在向客户做产品演示时,刚开始就被客户打断,指出没有什么新东西,不是他们所需要的,此次客户拜访活动无果而终。从客户那里走出来后,张经理非常郁闷,费心认真准备的PPT汇报,结果怎么会是这样?

  【情景再现3】在一次重要的大会上,讲话人一字一句宣读电脑屏幕上的发言稿,坐在听众席的领导和同事们盯着大投影一字一句地听读,这场面极令人尴尬,大家不是文盲,如果是看材料,直接发下去好了,何必还要请个人来读一遍?PPT变成“WORD搬家”,发言是“照屏宣科”,要幻灯片投影还有什么用?

  所以,只要避免这些错误,就可以极大提升PPT效果(视觉沟通),让自己的表现更专业职业!

 

附:*************************

PPT演示时常见的6个错误

  Chris Smith是Lifehack的编辑之一,他常常写些技术贴。看了他最近的一些贴子,受之影响我自己也写了篇技术贴,就是你现在正在看的。

  那么假设你在公司开会,演讲者打开了第一张幻灯片。你大概会暗想:“哦不,怎么又是这样的PPT演示文稿,真没劲!” 

  很不幸,大部分用PPT、Keynote或其他软件做幻灯片演示的人都是滥用技术。他们用这些程序不仅没为自己的演讲增色,反而使观众昏昏欲睡。

  我在当产品营销经理时开始接触PPT,现在我为自己当时滥用技术而感到内疚。使用PPT原本是为了避开麻烦的高射投影幻灯片,但当我意识到我可以像别人一样轻松做出一张新幻灯片时,我就爱上它了。

  现在我演讲时仍然使用PPT,不过幸亏发现了许多人在演讲时犯些我也会犯的错,所以我答应自己要做些训练来了解如何充分利用这个工具。为了给你的演讲带来些帮助,我总结了大部分PPT使用者常犯的6个错误以及如何避免的方法。

一、文字太小(注:违反了“PPT第一原则——看清楚原则”)

  投影到屏幕上的幻灯片文字常常都太小了。你可以这么来测试,走到房间的后面,也就是在你演讲时观众坐的最远的位置,打开有最小尺寸文字的幻灯片,如果你不能轻松看清,那么观众也一样。你就必须调大字体尺寸(我建议最小的字体也至少要35-40号)。此外,在幻灯片上用像Arial那样的无衬线字体(优于像Times Roman那样的衬线字体)也是个好方法,在屏幕上它们更容易被眼睛识别。

二、文字太多(注:犯了“WORD搬家”的错误)

  很多人犯的另一个主要错误是往每一页幻灯片上填太多的文字。挤满了文字的幻灯片对观众来说是个噩梦。如果观众开始阅读这样的幻灯片上的文字,他们就不能同时听你这个演讲者说话。实际经验表明每张幻灯片上不要超过5个要点(我常常只写3点),每一点不要超过5个词。如果你有更多的要点,把它们分别安排在不同的幻灯片上。

三、照念每个字(注:“照屏宣科”之错)

  当他/她看着屏幕照念幻灯片上的每一个字,这显然是无能的演讲者的标志。从演讲技能角度来看这很糟糕,因为演讲者失去了和观众的目光接触。你也不想观众不得不一直看着你的背吧。再次重申,限制每一个要点的字数,这样你在对每一页的内容具体是什么进行扩展的时候会更加自然。

四、滥用附属功能(注:动画特效有用却不能乱用)

   演示文稿中用太多程序里花里胡哨的功能是无经验PPT使用者的另一个标志。包括使用太多不同的翻页变化、动画、音效等等。你在那儿并不是为了给观众展示你对PPT功能方面的渊博知识。这会让观众感觉疲倦。简单点,记住幻灯片是为了让你的演讲效果更佳,而不是适得其反。

五、无效的图片(注:虽说文不如图,但如果图文无关,只能适得其反)

  毋庸置疑一张图片比得上一千个字,并能为你的演讲加分。关键是利用图片来说明你的主要观点。任何单张幻灯片上不要放太多图片。通常每页我只放一张图片。先投影到墙上或者屏幕上看看,以确保每张图片的质量。有些图片在电脑显示器上看起来挺好,但投影到墙上后效果就很差。此外,保证演示文稿里你用的每一张图片都和你的要点有关。别为了放图片而放图片。你用的图片和你的观点之间应该有显然的联系。

六、没有备份

  技术就是技术。这意味着它可能在你最想不到的时候出差错。我就曾经在自己的笔记本电脑不能用时转借别人的。还好我的U盘里有PPT文件的备份。从一个演讲者的角度来看,在投影仪坏掉的时候不用幻灯皮进行演讲也不错。我常带着小道具以备不时之需,比如突然要进行没有幻灯片的演说。是的,已经发生过一两次这样的情况了。

  现在你都知道了。如果你能避免这6个许多演讲者会犯的错误,你演讲的效果就会大大提高。在你做好演示文稿后,提前排演排演,因为你的努力将会让面前观众看到一个更专业的演讲者。 

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