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不是PPT的错  

2011-10-07 22:18:10|  分类: 商学院 |  标签: |举报 |字号 订阅

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不是PPT的错

文:马建强

        PPT越来越普及,不仅仅是微软件的这款办公软件、以及投影在大大小小的会议室幕布上的幻灯片影像,还在于“PPT”这个专有名词。前些天看北京某新闻节目,竟然从播音员口中听到“下边请看PPT……”,颇感诧异,也感慨PPT铺天盖地之“迅猛”。从严格意义上讲,“PPT”的说法并不规范,它充其量不过是微软的一款办公软件所生成的文件后缀名而已。只不过,当下的绝大多数用户都使用微软的PowerPoint办公软件制作演示幻灯片,才有了以“PPT”取代“幻灯片”的大趋势。

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PPT用的多了,因PPT挨批的事情也经常发生,所以坊间也有将PPT唤作“踢屁屁”的俗称。比如,用PPT汇报完工作后,老板拉下脸指着投影说,你的PPT是怎么搞的,这么点儿事都说不清楚。还经常发生的情况有,信心满满地给客户做完产品提案的PPT展示后,客户不作表态,事后却发现项目给了竞争对手,再了解竟然说是人家的PPT做的比较好,实在是岂有此理!

  现在,很多企业都要定期做经营分析汇报,当然也是用PPT了,做来做去却越来越有鸡肋的感觉,食之无味意思不大,不做吧又好像少件事情,听汇报的领导也非常郁闷,这“经营分析汇报”变成了“经营情况通报”,说的那点儿事早就知道,这PPT怎么就做成这样?

  事儿闹成这样,真不是PPT的错,PPT不过是个工具,就好比那画笔和颜料,绘出的画儿好看与否怎么能怪罪笔墨呢?所以,表面上因为工具而出了问题,根本的责任一定不在工具,而在使用工具的人。人是活的,工具是死的,工具如何发挥效用全在人的操作,怎么能指责工具呢?所以,所有的这些所谓PPT的错,真的全与PPT无关,不是PPT的错。

  还是以上边提到的经营分析为例,汇报的最大价值不在于告诉老板他已经知道的事情,而在于老板不知道、不清楚、或者还没有意识到的事情,而且这些事情对于企业经营有重大意义。所以,搞经营分析的人就不能把关注全放在PPT如何如何上,那样将是大错特错,如果领导不满意你做的经营分析PPT,一定不是PPT出了问题,而首先是你自己的思路出了问题。我们以往的经验是,老板通常对他已经知晓的事情并无多少兴趣,他们也总是对于陪着下属一起从一大堆数据中发现问题缺乏耐心。下图是我们总结的一个常用的经营分析汇报结构,不在于PPT的篇幅有多少,也不在于数据量有多大。只须从“成绩、问题、预警”三个方面各找一件最关键的事情出来就足亦。

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 所以,问题的关键在于,你是否能真的HOLD住,你所发现的或是认为的重点恰好就是领导认同的。这是难点,所以,当我曾经遇到“员工不知道汇报的重点是什么?不知道上级领导到底对什么感兴趣?”类似这样的PPT培训需求时,只能很坚决地告诉对方,如果不知道重点是什么,最好的办法是直接去问他的领导,而不是培训师。所以,他们该做的是“战略执行”、“目标管理”、“绩效考核”、“管理沟通”、甚至“时间管理”的培训,而非PPT,不该把板子打在PPT身上。

  PPT更像是临门一脚的功夫,前边的工作已经全部到位,就差这凌空一脚将球射入,决非前期的活儿没干好,全指着这最后一脚妙手回春,那是不可能的,也绝对不靠谱 

 

李富清老师简介

PPT高级应用大师、商务演示策划专家——马建强

《企业培训质量与效果的流程化管理》

PPT幻灯片设计制作中高级培训

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